Syndic ne répond pas ? Lettre de relance et recours possibles

Quand le syndic ne répond pas, la suite est balisée : un mail précis, un recommandé avec date limite au bout d'une quinzaine de jours, puis le conseil syndical et l'assemblée. Locataire : voyez la section sur le bailleur, juste après la relance.

La relance écrite, avec un modèle de lettre

Si votre syndic a un espace en ligne, écrivez-y et gardez une capture de votre message. Sinon, un mail suffit pour une première demande. Dites où est le problème et depuis quand, puis ce que vous attendez du syndic.

Un recommandé fait preuve. Laissez une quinzaine de jours après le mail (c'est un usage, pas un délai légal), puis envoyez-le avec accusé de réception et une date limite :

Madame, Monsieur,

Copropriétaire du lot n° [numéro] de l'immeuble situé [adresse], je vous ai signalé, le [date], le problème suivant : [description]. Je vous ai relancé le [date], sans réponse.

Je vous demande de m'indiquer par écrit, au plus tard le [date], les mesures prévues et leur calendrier. À défaut, je saisirai le conseil syndical et demanderai l'inscription de ce point à la prochaine assemblée générale.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Gardez la copie du courrier et l'accusé de réception, avec la liste datée de vos relances. Dans vos courriers, décrivez le problème resté sans suite plus que le silence du syndic : des manquements précis et datés serviront davantage devant le conseil syndical.

Locataire ou HLM : le syndic n'est pas votre interlocuteur

Le syndic représente le syndicat, pas les locataires : écrivez d'abord à votre bailleur, en mettant le syndic en copie. Pour un trouble venu des parties communes, c'est au bailleur de faire les démarches auprès du syndicat (Cour de cassation, 3e chambre civile, 9 septembre 2021, n° 20-12.347). En logement social, vérifiez qu'il y a un syndic : si le bailleur est seul propriétaire de l'immeuble, il n'y en a pas. Pour la suite, lisez la réclamation auprès d'un bailleur social.

Le syndic est-il obligé de répondre ?

Il doit agir sur ce qui relève de sa mission : faire appliquer le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée, et entretenir l'immeuble. Pour une fuite, lisez la fuite d'eau dans les parties communes.

Les délais que la loi lui impose visent des demandes précises. Exemple : le syndic a un mois pour transmettre au conseil syndical les pièces demandées, sous peine de 15 € par jour de retard déduits de sa rémunération forfaitaire annuelle.

Le conseil syndical et l'assemblée générale

Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic. Après l'en avoir avisé, il peut consulter et copier pièces, correspondances et registres : c'est sur ces pièces que porte le délai d'un mois. Si vous n'en faites pas partie, écrivez à son président en joignant vos échanges.

Seul, vous avez un levier : demander au syndic d'inscrire une question à l'ordre du jour, par exemple des réparations restées sans suite. Envoyez la demande en recommandé, accompagnée d'un projet de résolution si le sujet en demande un. Elle doit arriver avant l'envoi de la convocation, sinon la question attendra l'assemblée suivante.

Pour obtenir une assemblée sans attendre, la demande de convocation doit venir du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix (ou moins si le règlement de copropriété le prévoit). Si le conseil syndical joue le jeu, voici les étapes :

1. Demande de convocation au syndic, en recommandé, avec les questions à inscrire.
2. Si le syndic refuse ou ne répond pas, le président du conseil syndical le met en demeure, en recommandé aussi (modèle de mise en demeure de convoquer l'assemblée générale).
3. Après plus de huit jours sans effet, le président convoque lui-même l'assemblée, au moins 21 jours avant la réunion (plus si le règlement de copropriété le prévoit).

S'il n'y a pas de conseil syndical, ou si son président ne convoque pas, il reste la voie judiciaire, à condition que le syndic ait déjà refusé la demande de convocation du conseil syndical ou du quart des voix. Mettez en demeure le syndic (et le président du conseil syndical, s'il existe). Sans effet au bout de plus de huit jours, une assignation en référé permet au président du tribunal judiciaire d'habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à convoquer l'assemblée. L'avocat est obligatoire. Si vous n'atteignez pas seul le quart des voix (ou le seuil plus bas prévu par votre règlement de copropriété), commencez par rassembler d'autres copropriétaires.

Changer de syndic

Le plus simple est d'attendre la fin du contrat : le conseil syndical met alors plusieurs projets de contrat en concurrence, et l'assemblée désigne le nouveau syndic.

Avant le terme, les faits reprochés doivent être suffisamment graves : mieux vaut des manquements précis et datés qu'une simple perte de confiance. Le conseil syndical demande au syndic, par lettre recommandée motivée qui précise les manquements reprochés, d'inscrire la résiliation du contrat à l'ordre du jour de l'assemblée. Si son président demande la convocation d'une assemblée, le syndic a deux mois à compter de la première présentation de la lettre, sinon le président convoque lui-même. Le vote se prend à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. La fiche de service-public détaille la procédure.

Dernier recours : l'ADIL, puis le juge

Avant tout frais, appelez l'ADIL (agence départementale d'information sur le logement) de votre département, listée sur anil.org : l'information est gratuite, mais elle n'intervient pas dans un litige.

Devant le tribunal judiciaire, l'avocat n'est pas obligatoire pour une demande d'argent de 10 000 € ou moins ; au-delà, il l'est. Il l'est aussi pour demander en justice la convocation d'une assemblée.

Pour demander réparation du préjudice causé au syndicat par l'inaction du syndic, le président du conseil syndical doit y être autorisé expressément par l'assemblée. Sans conseil syndical, des copropriétaires qui représentent au moins un quart des voix peuvent agir.

La voirie devant l'immeuble n'est pas du ressort du syndic

Si ce qui vous agace se trouve dehors, le syndic n'y est pour rien : un trottoir défoncé ou un lampadaire éteint dans la rue relèvent en général de la commune ou de l'intercommunalité. Si la commune a pris un arrêté de déneigement, les riverains, donc le syndic pour un immeuble en copropriété, doivent toutefois déneiger le trottoir devant chez eux. Le détail est dans notre guide Qui est responsable de quoi.

Signaleo s'arrête à la porte de l'immeuble : il ne règle rien à l'intérieur et ne contacte pas votre syndic. Pour la rue, en revanche, vous pouvez signaler le problème à votre mairie, avec une photo.

Photo : DWarrenwoodsle, licence CC BY-SA 4.0.